Comment faire une note de frais professionnelle ?

Dans le cadre de leurs tâches, les employés peuvent payer certaines dépenses de leur propre poche. Les raisons des dépenses sont multiples, à savoir les voyages d'affaires, la restauration, le transport, l’achat de fournitures, les services d'abonnement, l’inscription à des activités... Bien sûr, les entreprises peuvent rembourser. Pour ce faire, les employés doivent soumettre des notes de frais. Mais en quoi cela consiste ? Et particulièrement comment la faire ? Découvrez des indications à ce sujet.

Par la rédaction

Note de frais : qu’est-ce que c’est et à quoi ça ressemble ?


Encore appelée « rapport de dépense », c’est un document papier ou un fichier numérique qui résume toutes les dépenses à rembourser par l'employeur à l'employé. Il n'y a pas de modèle unique de rapport de dépense et toute entreprise peut créer son modèle en fonction de ses exigences, de ses règles internes et de ses formules de calcul. Néanmoins, il y a des informations obligatoires qui doivent être incluses dans la note de frais :

  • Le type de dépense

  • La date

  • Le montant hors-taxe

  • Le montant de la TVA

  • Le montant TTC

Le rapport de dépenses peut être un document papier rempli à la main, un fichier PDF, un tableur Excel ou une application web hébergée dans le cloud. Le facteur décisif dudit rapport n'est pas le support utilisé, mais son contenu. Cependant, selon les méthodes et les outils utilisés, le document peut nécessiter plus ou moins de temps et d'énergie. Pour en savoir plus sur l’économie en entreprise, visitez le site Le Capital.

Il existe cependant deux types de note de frais :

  • Le rapport de dépense « classique », qui repose sur le même principe que les dépenses habituelles de l’entreprise. Il mentionne le nom du fournisseur, les montants ainsi qu’un client à refacturer si le cas se présente.

  • Le rapport de dépense « kilométrique », qui indique les différentes étapes du trajet ainsi que les frais de déplacement.

Procédure à respecter pour les notes de frais

Dans une entreprise en croissance dont les collaborateurs doivent faire des déplacements fréquents ou déjeuner à l’extérieur, l’établissement de notes de frais est une formalité de presque tous les jours :

  1. Le collaborateur avance les frais, procède scrupuleusement au remplissage d’une fiche, demande et conserve les preuves établies correctement par l’émetteur ;

  2. Le gestionnaire, chef d’équipe ou chef de service confirme les dépenses ;

  3. Le comptable contrôle tous les justificatifs ;

  4. Le remboursement du solde par la direction financière.

Les différents éléments à prendre en compte pour faire une note de frais professionnelle

Le rapport de dépenses doit contenir certaines informations pour être conforme à la norme.

En d'autres termes, doivent apparaitre sur la note de frais :

  • La date ;

  • Les noms et prénoms du bénéficiaire, son service le cas échéant ;

  • Le motif principal ;

  • La nature des frais (transport, hôtel, billet d’avion, etc.) :

  • Le lieu et l’heure du déplacement ;

  • Le montant HT et TTC des frais ;

  • Et la signature de l’employeur et celle du salarié.

Généralement, toutes ces informations sont présentées dans un tableau. Pour créer une note de frais, vous pouvez utiliser le ‘’support papier’’. Cependant, la version manuscrite est fortement déconseillée. Et pour cause, elle peut présenter certaines difficultés de lecture, d'évaluation, de suivi, de comptage et de ressaisie. De plus, vous perdez du temps et de l'argent en éditant en manuscrit.

Ainsi, pour traiter un rapport de dépenses dans les meilleures conditions, la majorité des entreprises utilisent des logiciels informatiques. En effet, ceux-ci facilitent la comptabilisation des dépenses, sécurisent le stockage du document et accélèrent la démarche. Une fois la note créée, il ne reste plus qu’à passer à son impression.